Kategorie: Büro

Dress code für Singapur!

Wer kennt diesen Anblick nicht? Man sieht auf dem Weg zum Raffles Place Rollkoffer ziehende Männer in schwarzen Anzügen und in bis zum Hals zugeknöpften Hemden mit Krawatten. Darüber hinaus kann man Geschäftsfrauen beobachten, die grösste Mühe haben, dass ihr Makeup bei über 30 Grad nicht zu einer bunten Masse verläuft. Letztendlich kämpfen alle gegen die hohen Temperaturen und die extreme Luftfeuchtigkeit im Stadtstaat, es handelt sich jedoch fast immer um „Neuankömmlinge“, denen man diesen „Kampf“ ansehen kann.

Es ist durchaus verständlich, dass man auf einer Geschäftsreise nach Singapur einen perfekten und professionellen Eindruck hinterlassen möchte und auch muss. Allerdings sollte man sich vorab ein wenig Zeit nehmen und sich auf die Gepflogenheiten vor Ort vorbereiten.

„Auch in Singapur gilt es besser over- als underdressed zu sein!“

Ich möchte Ihnen die wesentlichen Details zum Thema Dress code zusammengefasst vorstellen. Viele der genannten Punkte haben übrigens auch weltweit Ihre Gültigkeit!

Was sich in Singapur nicht vom Rest der Welt unterscheidet – Basics:

  • Vermeiden Sie Extreme: Zu helle Farben, die neueste Mode etc. „erschrecken“ in vielen Fällen den Durchschnitts-Geschäftspartner. Der Ansprechpartner findet Sie sonderbar und ist sich nicht sicher, wie er Sie einzuschätzen hat. Das verschlechtert den ersten Eindruck und erschwert somit den Erstkontakt. Im schlimmsten Fall kommt überhaupt kein Kontakt bzw. ein Geschäft zustande.
  • Gut geputzte Schuhe: Klingt ganz einfach und wird doch häufig missachtet! Auch im Stadtstaat achtet man auf poliertes Schuhwerk. Ob Ihre Schuhe handgenäht oder von einem Luxuslabel stammen steht nicht unbedingt im Vordergrund. In vielen Hotels finden Sie Schuhputzmaschinen die kostenlos zur Verfügung stehen. Die grossen Häuser bieten ohnehin eine Schuhreinigung an – nutzen Sie diese!
  • Achten Sie das kulturelle Umfeld: In den meisten Kulturen ist es nicht gern gesehen wenn Frauen zu kurze Röcke zu tragen. Als Dame geht man auf „Nummer Sicher“, tragen Sie besser nicht zu kurze Röcke oder eine Hose.
  • Stilvolles und professionelles Schreibgerät: Es ist wenig angemessen einen lange ausverhandelten Vertrag mit einem Plastikkugelschreiber von Alltours zu unterzeichnen. Legen Sie sich besser einen ordentlichen Kugelschreiber oder Füllfederhalter zu. Gutes Schreibwerkzeug bekommt man schon ab zehn Euro, nach oben gibt es keine Grenzen. Kleiner Tipp – wer mehr ausgeben möchte sollte sich auf dem Flughafen oder in der Stadt einen klassischen „Montblanc“ zulegen, die Steuer gibt’s am Flughafen zurück.

Was man in Singapur besser anders macht – Besonderheiten:

  • Business-Dresscode: Die Temperatur beträgt fast das ganze Jahr über 30 Grad am Tag, ganz zu Schweigen von der sehr hohen Luftfeuchtigkeit. Man schwitzt dementsprechend schnell, besonders als Europäer, für den dieses Klima extrem ungewöhnlich ist. Sie können somit getrost Ihre Anzugjacke oder Ihr Sacco im Hotel lassen oder über den Arm hängen. Das Singapur Business-Outfit fūr’s Büro oder ein Meeting ist ein weisses oder blaues Hemd bzw. Bluse, eine Krawatte für den Herrn (nicht zwingend notwendig), eine dunkle Hose und ordentliche Schuhe (wie oben erwähnt, gut geputzt). Nur bei besonderen Anlässen, z.B. auf Empfängen oder Eröffnungen, ist eine Jacke zu tragen. Kleiner Trost, diese Veranstaltungen finden häufig in Hotels oder Konferenzräumen statt, diese sind im Stadtstaat fast immer sehr kalt – hier werden Sie ein Oberteil benötigen.
  • Statussymbole: Asiaten achten im besonderen Masse auf Statussymbole. Wer Erfolg hat, oder es zumindest suggerieren möchte, der fährt eine deutsche Luxuslimousine, trägt eine Schweizer Uhr, oder schützt seine Augen mit einer Gucci-Sonnenbrille. Man schätzt auch sein Gegenüber entsprechend ein. Ein Manager mit einer Kaufhaus-Uhr widerspricht der asiatischen Logik und deutsches Understatement verwirrt vor Ort ein wenig – „hat mein Gesprächspartner wirklich Erfolg, kann er entscheiden, warum kann er sich nichts anderes leisten?“ Das bedeutet nicht, dass man in Singapur unbedingt mit einer goldenen Rolex zum Termin kommen sollte – auch wenn es nicht ungewöhnlich ist, aber ein wenig stilvoller darf es durchaus sein. Auch hier empfiehlt sich u.a. der Changi-Airport – die Auswahl ist umfangreich und für jeden Geldbeutel – und steuerfrei.
  • Makeup: Die Damen sollten vor Ihrer Reise nach Singapur ein entsprechendes Makeup erwerben. Wenn man bei gefühlten 50 Grad und 100 Prozent Luftfeuchtigkeit über den Rafflesplace zum Lunchtermin spaziert wird’s unangenehm. Alternativ kann natürlich das Makeup entsprechend reduziert bzw. komplett weg gelassen werden.
  • Unterhemd / T-Shirt: Man sieht des Öfteren Herren mit komplett durchnässten Hemden. Ein perfekt gebügeltes Hemd nutzt herzlich wenig, wenn es verschwitzt und völlig nass ist. Verzichten Sie auf keinen Fall auf Ihr Unterhemd – der Anblick ist alles andere als schön!
  • Einladung zuhause: Sollte Ihr Geschäftspartner Sie zu sich nach hause einladen, dann ziehen Sie sich vor Eintritt besser die Schuhe aus – ein „Muss“ in Asien!

Fazit: Auch in Singapur gilt es besser over- als underdressed zu sein! Befolgen Sie die oben genannten Punkte. Sie werden sich wohler fühlen und man wird Sie nicht sofort als Neuankömmling im Stadtstaat erkennen und entsprechend ernst nehmen!

Kostengünstige Büroalternativen!

Singapur ist bekanntlich alles andere als ein günstiger Standort, um Kosten zu sparen gibt es durchaus bessere Alternativen in Asien. Nichtdestotrotz kann man gewisse Kostentreiber im erheblichen Umfang reduzieren. Großes Einsparpotential bietet beispielsweise eine effiziente Arbeitsplatzeinrichtung bzw. eine gut durchdachte Suche nach Büroraum.

Doch bevor wir uns den Alternativen widmen, sollte kurz beschrieben werden, wer überhaupt in Singapur ein Büro sucht. In den wenigsten Fällen handelt es sich um die großen Weltkonzerne, die sind seit vielen Jahren bereits im Stadtstaat aktiv – und übrigens am wenigsten auf externe Unterstützung angewiesen. Es handelt sich vielmehr um mittelständige Unternehmen, die mit ein oder zwei entsandten Mitarbeitern das Marktpotential der Region testen und um Startups und Entrepreneure. Immer mehr Verträge entsandter Mitarbeiter werden nicht verlängert und in der Zentrale im Heimatland gibt es auch keine Alternativen. Somit entscheiden sich nicht wenige ehemalige Mitarbeiter europäischer bzw. ausländischer Arbeitgeber in Singapur, Ihr eigenes Unternehmen vor Ort zu gründen.

Sie alle werden mit dem hohem Kostenniveau Singapurs konfrontiert. Allerdings kennt sich speziell die Gruppe der ehemals entsandten Mitarbeiter, viele leben bereits seit Jahren in Singapur, sehr gut aus. Ein angemessenes Büro oder einen bezahlbaren Arbeitsplatz zu finden, stellt für sie in den meisten Fällen die weniger anspruchsvolle Herausforderung dar.

„Selbst in Singapur muss ein Arbeitsplatz in der Innenstadt nicht teuer sein!“

Der typische Verlauf der Bürosuche in Singapur stellt sich häufig wie folgt dar:

Phase 1 – Firmengründung: Die eigentliche Unternehmensgründung dauert in Singapur nur wenige Tage. Diese Phase kann zu Beginn ein neu entsandter Mitarbeiter durchaus aus seinem Hotelzimmer erledigen. Ein seit Jahren in Singapur lebender ehemaliger Konzernmitarbeiter erledigt diesen Schritt fast immer von zuhause aus, irgendwo ist immer Platz für einen Schreibtisch.

Phase 2 – Markteintritt: Jetzt bedarf es Unterstützung von allen Seiten. Ein Schreibtisch zuhause oder im Hotel ist zu klein, die Infrastruktur ist nicht mehr ausreichend. Darüber hinaus, ich werde nicht müde auf diesen Punkt immer wieder hinzuweisen, muss man als neues Unternehmen oder Mitarbeiter unter Leute, d.h. man muss Netzwerken. Es ist somit an der Zeit einen festen Arbeitsplatz möglichst in zentraler Lage von Singapur zu finden und ob man es glaubt oder nicht, es gibt die entsprechenden bezahlbaren Alternativen. Einige Anbieter vor Ort bieten komplette „Paket-Lösungen“ inklusive verschiedener Dienstleistungen an:

a) Geschäftsadresse in Singapur: Auch in Singapur benötigt ein Unternehmen eine Geschäftsadresse. Speziell zu Beginn, möchten Behörden, Banken und die erste Kundschaft wissen, wo man aufzufinden ist. Wer die Augen aufhält bekommt für eine geringe Gebühr eine Adresse, die man offiziell nutzen kann. Auf diese Weise stellt man sicher, dass die Post ordentlich ankommt. Darüber hinaus macht eine Innenstadt-Adresse ausserdem einen wesentlich professionelleren Eindruck, als ein Privatadresse in einer Wohnsiedlung.

b) Postservice: Natürlich reicht es nicht aus, dass die Post nur verlässlich in Empfang genommen wird, sie muss selbstverständlich auch geöffnet bzw. gelesen werden. Einige Anbieter sind bereits in der Lage, den Empfänger zeitgleich per Mobile-App oder klassischer E-mail über den Posteingang zu informieren. Dieser kann dann entscheiden, ob die Post geöffnet werden soll und der eingescannte Inhalt zugemailt wird. Bei Bedarf kann die Post selbstverständlich auch einfach nur abgeholt werden.

c) Arbeitsplatz: Des Weiteren kann man einen Schreibtisch oder ein komplettes Büro mieten. Das Angebot ist vielfältig. Es empfiehlt sich einen Anbieter zu suchen, der möglichst flexible Lösungen anbietet, z.B. Nutzung pro Stunde, pro Tag oder gewisse Zeitfenster, jeweils die ersten 5 Tage im Monat, immer nach 13 Uhr usw. Später kann dann entschieden werden, ob man den Vertrag entsprechend verlängert.

d) Infrastruktur: Auch die technische Ausstattung wird vom Anbieter zur Verfügung gestellt. Eine schnelle Internetverbindung, Faxgerät, Telefonanschluss-Möglichkeiten, ein Konferenzraum und eine stets einsatzbereite Kaffeemaschine sind mittlerweile Standard.

e) Büro-Service: Bei Bedarf kann sich der Mieter zusätzlich unterstützen lassen. Prinzipiell ist so gut wie alles erhältlich, viele einfache Aufgaben der täglichen Büroarbeit, wie z.B. Ablagearbeiten oder Telefondienst, werden für eine erschwingliche Gebühr übernommen. Allerdings gibt es auch Unternehmen, die neben dem eigentlichen Arbeitsplatz zusätzlich umfangreiche Beratungsdienstleistungen z.B. im kaufmännischen Bereich oder der Logistik anbieten.

Die genannten Punkte a) bis e) umfassen den eigentlichen Service, der seinen Preis hat. Wie bereits erwähnt hat ein in der Innenstadt gelegener Arbeitsplatz jedoch noch einen weiteren sehr entscheidenen Vorteil – man ist unter Leuten! Zu Beginn muss man Kontakte knüpfen, ist mit neuer Software konfrontiert, Formulare sind auszufüllen und vieles mehr. Dies alles ist viel zeitaufwendiger und schwieriger zu gestalten, wenn man allein in seinem „Büro zuhause sitzt. In der Gruppe mit oftmals Gleichgesinnten geht vieles schneller und günstiger.

Phase 3 – Expansion: Laufen die ersten Monate nach Plan, sollte entschieden werden, ob ein eigenes klassisches Büro notwendig und erschwinglich ist – die entsprechenden Alternativen werde ich demnächst vorstellen.

Fazit: Am Büroraum sollte eine Geschäftsidee in Singapur nicht scheitern, bezahlbare professionelle Büro-Alternativen werden ausreichend angeboten. Allerdings sollten bei der Bürosuche verschiedene Kriterien berücksichtigt werden – stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis, gibt es einen persönlichen Ansprechpartner und ist die Lage zentral und optimal angebunden? Die in Singapur üblichen Lunch-Treffen lassen sich sehr viel effektiver organisieren, wenn man potentielle Geschäftspartner zu Fuss oder mit der MRT (U-Bahn) erreicht!

Bürosuche in Singapur

Beginnen wir dieses Update mit einer guten Nachricht für Jeden, der in Singapur auf der Suche nach einem Büro ist – die Mieten sinken! Jedoch sollte man nicht voreilig zu begeistert jubeln. Im Vergleich zu den meisten deutschen Standorten ist Singapur immer noch alles andere als günstig.

Wie dem auch sei, zu Beginn stellt sich grundsätzlich die Frage, wen man mit der Suche beauftragen soll. Lokale Anbieter sprechen kein Deutsch, deutschsprachige Makler gibt es nur sehr wenige. Nicht selten entscheidet das Zufallsprinzip. Man fragt in den meisten Fällen einfach nach einer Empfehlung, so gut wie jeder kennt aus dem privaten und geschäftlichen Umfeld einen „Immobilienexperten“.

Vorbereitung

Aufgepasst – wie bei jeder unternehmerischen Entscheidung bedarf es einer genauen Analyse der Situation. Die folgenden Hinweise sollten stets gut bedacht sein, Fehlentscheidungen können sehr teuer werden:

  • Als Ausländer bzw. Europäer, als deutscher Unternehmer ohnehin, weckt man bei einheimischen Geschäftsleuten oft den Eindruck von „unvorstellbarem Reichtum“ und Erfolg in Verbindung mit fehlenden Marktkenntnissen vor Ort. Dies führt des Öfteren dazu, dass der genannte Preis höher ist als der marktübliche – nehmen Sie besser eine oder mehrere Personen Ihres Vertrauens mit zum Besichtigungstermin, die Singapur gut kennen bzw. vor Ort leben.
  • Notieren Sie sich vorab schriftlich sehr präzise, was für eine Immobilie bzw. was für einen Standort Sie genau suchen. Verfassen Sie diese Anforderungen in englischer Sprache schriftlich und übergeben Sie diese Ihrem Ansprechpartner. Andernfalls wird man Ihnen zwar sehr viele Alternativen zeigen, die aber nicht Ihren Vorstellungen bzw. Ihrer Checkliste entsprechen – viel Zeit wird verschenkt.
  • Beachten Sie, dass Büroflächen in Singapur in „Square Feet“ (Quadratfuß) gemessen werden. D. h., 1 Quadratmeter (qm) entspricht 10,76 Quadratfuß („sqft“).

Welche Büroformen gibt es in Singapur – was ist für mein Unternehmen die beste Alternative?

„Serviced Offices“: Hier handelte es sich um Büros oder einzelne Arbeitsplätze, die häufig für den Ūbergang genutzt werden.
 Diese Büroflächen sind komplett eingerichtet, so befinden sich beispielsweise ein Faxgerät, Internetzugang und IT-Infrastruktur, Drucker, Kaffeemaschine und vieles mehr vor Ort. Des Weiteren unterstützt auch häufig eine Sekretärin bei allgemeinen Bürotätigkeiten wie z. B. Telefondienst, Kopienerstellung etc., je nach gemietetem Service-Paket. Die Büros bzw. “Business Centers” befinden sich größtenteils im Hauptgeschäftsviertel am und nahe des Raffles Place („Central Business District“) und sind für 1 bis ca. zehn Mitarbeiter konzipiert. Vorteil ist hier wie bereits erwähnt die sehr zentrale Lage, die meisten Wege können zu Fuß oder innerhalb weniger Minuten per U-Bahn („MRT“) zurückgelegt werden. Was viele nicht wissen, die Kosten für diese Dienstleistung beginnen bereits bei fünfzig Singapur Dollar im Monat. Je nach Service-Umfang steigt der Preis entsprechend.

  • Pro:
    • Komplett ausgestattet und somit sofort nutzbar
    • Flexible Startmöglichkeit zu Beginn der Tätigkeit – Raumanpassungen später möglich
    • Zentrale Anbindung – zentrale Lage, Anbindung häufig exzellent (U-Bahnanbindung etc.)
    • Keine Investitionskosten –  zu Beginn ein wichtiger Vorteil
    • Prestigeträchtige Adresse – da im Zentrum
    • Für Besucher leicht zu finden da zentral
    • Schnelle Vernetzung im lokalen Business-Netzwerk – umgehend Kontakt zu anderen Unternehmern, Dienstleistern, potentiellen Kunden etc. (nicht zu unterschätzen!)
  • Contra:
    • Nicht jeder Service oder die jeweils gewünschte Räumlichkeit sind immer sofort verfügbar
    • Der Preis spiegelt die Flexibilität wider – langfristig kann ein eigenes Büro günstiger sein

Virtuelles Büro („Virtual Office“): Wie der Name bereits verrät, ist das virtuelle Büro im weitern Sinne („Virtual Office“) eine „nicht-physische“ Alternative. Der Unternehmer oder die Mitarbeiter müssen nicht vor Ort sein, Postverwaltung, Sekretärinnen-Unterstützung und andere administrative Tätigkeiten werden vom „Serviced Office-Anbieter“ gegen eine entsprechende Gebühr ausgeführt. Einige Anbieter sind mittlerweile technisch so fortgeschritten, dass der aktuelle Posteingang dem Kunden täglich zugemailt werden kann. Der Empfänger wird über eine entsprechende App informiert und kann somit seine Post jederzeit weltweit öffnen und lesen.

Darüber hinaus können zusätzlich für geschäftliche Termine die Büro-Einrichtung und die jeweilige benötigte Ausstattung auf der Grundlage der Bedürfnisse gemietet werden. Diese Alternative eignet sich somit nicht unbedingt für unternehmerische Tätigkeiten mit erheblichen Kundenverkehr oder sehr vielen Besprechungen, sondern eher für Unternehmen, die in Singapur vertreten sind, aber keine Mitarbeiter vor Ort einstellen möchten. Des Weiteren bietet sich so auch eine sehr gute Möglichkeit für Unternehmer, die von zu Hause aus arbeiten und an einer „repräsentativen“ Adresse und einer modernen Ausstattung interessiert sind. Die Preise beginnen ebenfalls bereits bei fünfzig Singapur Dollar im Monat.

  • Pro:
    • Flexibel – Nutzung entsprechend des Bedarfs
    • Repräsentative Adresse zum günstigen Preis –  „Budget-schonend“
    • Projekt-Alternative – nützlich bei größeren zeitlich begrenzten Projekten (keine langfristige Bindung)
    • Moderne Ausstattung (im Normalfall)
    • Schnelle Vernetzung im lokalen Business-Netzwerk – umgehend Kontakt zu anderen Unternehmern, Dienstleistern, potentiellen Kunden etc. (nicht zu unterschätzen!)
  • Contra:
    •  Für schnell wachsende Unternehmen deren Mitarbeiterzahl rasch wächst, langfristig eher eine „Einstiegs-Alternative“. Auf Dauer mehr ein erster Schritt in Richtung permanentes bzw. eigenes Büro
    • Im Hinblick auf den vorab genannten Punkt auf lange Sicht betrachtet relativ teurer als ein herkömmliches Büro.

Das klassische Büro („Conventional Office“): Wenn Sie mittlerweile über mehrere Mitarbeiter vor Ort verfügen, das Budget ausreichend groß ist und ein langfristiger unternehmerischer Erfolgt sich abzeichnet, sollten Sie nicht den anfänglichen Aufwand und die höheren Kosten scheuen, um ein permanentes Büro zu suchen. Eine maßgeschneiderte eigene Lösung ist für viele Firmen langfristig die effektivste und bequemste Alternative in Singapur. Wie bereits erwähnt, sollte möglichst nahe des Hauptgeschäftsviertels oder im Zentrum von Singapur eine Unterbringung gesucht werden. Die Anbindung ist speziell für Dienstleistungsunternehmen ein signifikanter Vorteil, man befindet sich in Nähe des Großteils potenzieller Geschäftspartner. Hinzukommt ein gewisser Reputations-Vorteil, der besonders für Finanzdienstleister, Beratungsunternehmen aber auch viele weitere internationale Branchen nicht zu unterschätzen ist. Eine Bank oder eine Versicherung erwartet „man“ am oder in der Nähe des Raffles Place aufzufinden, schließlich möchte der Kunde problemlos und schnell zum Termin kommen. Aus diesem Grunde sind so gut wie alle größeren Anbieter dort zu finden.

Aufgrund des relativ hohen Preisniveaus ist eine Abwägung in jedem Falle mehr als angebracht.

  • Pro:
    • Zur Zeit günstige Marktsituation (siehe Link Business Straitstimes unten)
    • Sehr große Auswahl an verschiedenen Büro-Alternativen – individuelle Lösungen sind leicht zu finden
    • Mehr Standort-Alternativen – Bürogebäude sind mehr oder weniger über ganz Singapur verteilt
    • Zu Beginn zwar Anfangsinvestitionen, langfristig überwiegt allerdings der Kostenvorteil
    • Ein traditioneller Mietvertrag gibt Planungssicherheit
  • Contra:
    • Hohe Investitionskosten in der Startphase
    • Langfristige Bindung – die übliche Laufzeit beträgt mindestens zwei Jahre, für diese Zeit sind Sie gebunden
    • Spätere Anpassungen sind während der Laufzeit des Mietvertrages häufig nicht oder nur eingeschränkt möglich

„Büro zu Hause“ („Home-Office“): Nicht wenige Unternehmen im Dienstleistungssegment sind Ein-Personen-Unternehmen. Häufig handelt es sich hierbei um Entrepreneure wie z. B. Juristen, Makler, Berater oder auch Personal Trainer und Sprachlehrer. In all diesen Fällen genügen häufig schon ein Schreibtisch und eine funktionierende Internetverbindung, die in Singapur überall vorhanden ist. So kann es durchaus zu Beginn einer unternehmerischen Tätigkeit in Singapur eine Alternative sein, ein Unternehmen von zu Hause aus zu führen. Letztendlich muss nur der Vermieter nur über die Tätigkeit informiert werden und um sein Einverständnis geben werden. Allerdings schließt sich diese Alternative für umfangreichere Tätigkeiten oder „Mehrpersonen-Unternehmen“ naturgemäß aus.

  • Pro:
    • Extrem kostengünstig
    • Flexibel und sofort nutzbar
  • Contra:
    • Auf Dienstleistungsunternehmen beschränkt
    • Vom Vermieter abhängig
    • Geringe Repräsentationsmöglichkeiten – Geschäftspartner können und sollten auch besser nicht empfangen werden.
    • Diverse Einschränkungen, z.B. Brandschutzvorschriften, Lautstärke-Einschränkungen. Z. B. bei „Hausarbeit“ in einem staatlich bzw. sozial geförderten Appartement, einem sogenannten „HDB-Building“, bedarf es einer offiziellen Erlaubnis der zuständigen Behörde in Singapur, dem „Housing & Development Board“ – was allerdings den Großteil der „Neuankömmlinge“ nicht betrifft, da „HDB-Unterbringungen“ auf Bürger von Singapur und die sog. „Permanent Residents“ beschränkt sind.

Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch folgende Beiträge:

  • Büromarkt Singapur aktuelle Daten (15. September 2016, The Business Straitstimes) – klicken Sie HIER!
  • Büromarkt Singapur Einschätzung (August 2016, Savills) – klicken Sie HIER!
  • Büroflächen + Büroservice (PlusConcept) – klicken Sie HIER!